Umzugsratgeber

Ein Umzug als Unternehmen? – Kein Problem mit diesen Umzugstipps

Ein Umzug als Unternehmen? – Kein Problem mit diesen Umzugstipps
Ein Umzug als Unternehmen? – Kein Problem mit diesen Umzugstipps
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21.02.2024
Adrian Ministrator

Ein Umzug geht immer Hand in Hand mit einem großen Aufwand. Vor allem, wenn es sich um den Umzug eines ganzen Unternehmens handelt, ist es wichtig, dass der Umzug gut geplant und anschließend organisiert durchgeführt wird.

Das Letzte, was ein Unternehmen bei einem Umzug braucht, ist Chaos. Aus diesem Grund bietet es sich für Unternehmen, die einen Umzug planen, an, nicht kurz vor knapp mit der Organisation zu starten, sondern mit der Planung circa 4 Monate vor dem Umzug zu starten.

Doch, worauf muss ein Unternehmen achten? Welche Punkte spielen bei einem Firmenumzug eine besonders wichtige Rolle? Mit ein paar hilfreichen Tipps gelingt die Organisation des Firmenumzugs ohne Probleme und das Umzugsteam, dass sich aktiv um die Planung des Umzugs kümmert, kann einen übersichtlichen Umzugsplan erstellen, um für einen reibungslosen Umzug zu sorgen. Wichtig ist, den alten Mietvertrag rechtzeitig zu kündigen und sich im Voraus über die Fristen zu informieren. Unter Umständen kann es durchaus sein, dass der alte Mietvertrag lange im Voraus gekündigt werden muss.

Wer plant den Umzug in einem Unternehmen?

Die erste Frage, die sich für Unternehmen stellt, wenn sie in neue Räumlichkeiten ziehen wollen, stellt die Frage danach dar, wer den Umzug überhaupt plant und organisiert.

Während im ersten Moment die Antwort auf diese Frage ganz klar „die Firmenleitung“ lauten mag, bietet sich die Leitung der Firma nur bedingt für die Organisation des Umzugs an. In der Regel muss sich die Firmenleitung um die täglichen Herausforderungen und Aufgaben im Unternehmen kümmern, um einen reibungslosen Ablauf sicherstellen zu können, sodass sie sich nicht voll und ganz auf die Planung des Umzugs organisieren kann.

Schließlich spielt es für ein Unternehmen eine wichtige Rolle, weiterhin die normalen Prozesse und Tagesabläufe durchzuführen, sodass es nicht zu einem Ausfall kommt. Demnach ist es zwar wichtig, dass die Firmenleitung über die jeweiligen Fortschritte in der Planung und Organisation des Umzugs in Kenntnis gesetzt wird, doch um die tatsächliche Planung und Organisation sollte sich ein kleines Team kümmern. Dieses Team setzt sich in der Regel aus geeigneten Mitarbeitern zusammen, die als Organisationstalente bekannt sind und sich dieser verantwortungsvollen Aufgabe somit annehmen.

Die Wichtigkeit der Mitarbeiterversammlung

Das Unternehmen zieht um! So viel steht fest. Die Entscheidung ist getroffen und nun geht es an die Planung und die Organisation. Vorher ist es jedoch wichtig, eine Mitarbeiterversammlung einzuberufen und den Mitarbeitern in diesem Zusammenhang mitzuteilen, dass das Unternehmen umzieht.

Denn ganz egal, ob das Unternehmen innerhalb einer Stadt umzieht, oder ob der Umzug in eine andere Stadt erfolgt, kann dieser Umzug für einige Mitarbeiter bedeuten, dass sie sich eine neue Wohnung suchen müssen.

Am besten erstellt sich die Firmenleitung vor der Mitarbeiterversammlung eine Liste mit den Vorzügen des Umzugs und hört sich auch die Wünsche der Mitarbeiter an. Auf diese Weise fällt es leichter, die Mitarbeiter für den Umzug zu begeistern.

Die externe Kommunikation

Neben dieser internen Kommunikation mit den Mitarbeitern, ist es auch wichtig, die externe Kommunikation bezüglich des bevorstehenden Umzugs nicht zu vergessen. Zu der externen Kommunikation gehören dabei unter anderem:

  • das Finanzamt
  • die IHK
  • die Agentur für Arbeit
  • Kunden und Geschäftspartner
  • Banken
  • Domain-Betreiber
  • Reinigungsfirma
  • Energieversorger
  • GEZ
  • das Gewerbeamt
  • das Telefonbuch und die Gelben Seiten
  • das Handelsregister
  • Print-Einträge
  • Online-Einträge
  • Vertragspartner
  • etc.

Für diese Zwecke bietet es sich an ein Rundschreiben zu verfassen, dass alle für den Umzug relevanten Informationen enthält. Was die Kunden des Unternehmens angeht, so kann das Rundschreiben – basierend auf der Beziehung, die das Unternehmen zu seinen Kunden hat – auch etwas persönlicher und detaillierter ausfallen.

Welcher Tag bietet sich für den Umzug an?

Für Unternehmen spielt es eine wichtige Rolle, dass der Umzug reibungslos abläuft, während der Betrieb des Unternehmens so wenig wie möglich gestört wird. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass sich Unternehmen nicht nur die Umzugstipps zu Herzen nehmen, sondern auch bezüglich des Umzugstages klug wählen.

Je nach Unternehmen bieten sich für diese Zwecke vor allem:

  • Wochenende
  • betrieblich eher ruhige Tage des Monats an.

In einigen Fällen kann es sinnvoll sein, den Umzug aufzuteilen. Sprich: Ein Teil der Einrichtung zieht bereits früher um, um so zu verhindern, dass der Geschäftsbetrieb unter dem Umzug leidet. Allerdings muss für diese Zwecke klar sein, ob die neuen Räume vorher renoviert werden müssen und, ob die Renovierung der neuen Räume zu einem anderen Datum stattfindet als die Renovierung der alten Räume.

Zudem sollten sich Unternehmen rechtzeitig einen Überblick über das Inventar verschaffen, um so die entsprechende Menge an Umzugskartons kaufen zu können, die eine hochwertige Qualität aufweisen. Es wäre ziemlich ärgerlich, wenn während des Zusammenpackens auffallen sollte, dass zu wenig Umzugskartons vorhanden sind.

Brauchen Unternehmen einen Spezialisten für den Umzug?

Unternehmen sind nicht dazu verpflichtet, einen Spezialisten zu beauftragen, um sich von ihm beim Umzug unterstützen zu lassen. In einigen Fällen bietet es sich jedoch an, sich auf die Dienstleistungen eines Spezialisten zu verlassen, um sicherstellen zu können, dass der Umzug ohne Probleme erfolgt.

Vor allem, wenn bei dem Umzug unter anderem:

  • schwere Maschinen
  • empfindliche Geräte
  • streng vertrauliche Akten
  • große Objekte
  • Kunstwerke
  • etc.

Umgezogen werden sollen, stellt das für die Mitarbeiter des Unternehmens nicht selten eine große Herausforderung dar. Es bietet sich in diesem Fall an, sich an Spezialisten zu wenden.

Unter Umständen bringen die Unternehmen ihre Kartons, Folien und Co für den Umzug mit, doch es spricht nichts dagegen, den Spezialisten mitzuteilen, dass die eigenen Kartons vorhanden sind, die für den Umzug verwendet werden sollen.

Was sollen die Spezialisten übernehmen?

Eine Frage, die sich Unternehmen stellen sollten, wenn sie die Leistung eines Spezialisten in Anspruch nehmen, ist die Frage danach, ob die Spezialisten „nur“ den Umzug der schweren Maschinen, großen Objekte, etc. übernehmen soll, oder ob sie auch die Büroräume umziehen sollen.

In einigen Fällen können die Mitarbeiter bereits mit der Räumung der Büroräume starten, wobei sich Unternehmen immer fragen sollten, was mehr Kosten verursacht:

Die Kosten für die Inanspruchnahme des Services des Spezialisten oder die Zeit, die die Mitarbeiter verlieren, wenn sie sich selbst um das Einräumen des Büros kümmern.

Wenn diese Fragen geklärt sind, ist es wichtig, die Räume nach Wichtigkeit zu staffeln und festzulegen, welche Räume zuerst im alten Gebäude ausgeräumt und im neuen Gebäude eingeräumt werden sollen.

Ist eine Zusatzversicherung notwendig?

Wer sich bei dem Umzug des Unternehmens von Umzugs-Spezialisten unterstützen lässt, kann in der Regel davon ausgehen, dass diese bis zu 620 Euro pro Kubikmeter versichert sind.

Sollte es sich bei dem Inventar jedoch um besonders teures Inventar handeln, bietet es sich an, eine Zusatzversicherung abzuschließen, um auf Nummer sicher zu gehen.

Zudem sollten sich Unternehmen unterschiedliche Angebote einholen, bevor sie sich für einen Spezialisten entscheiden.

Was muss vor dem Umzug noch geplant werden

Sobald das Datum für den Umzug feststeht, die Spezialisten engagiert sind und der Umzug näher rückt, ist es wichtig, ein paar weitere Dinge zu planen, um für einen reibungslosen Ablauf am Umzugstag zu sorgen:

Renovierungen

  • Muss der alte Firmensitz renoviert werden?
  • Muss der neue Firmensitz renoviert werden?
  • Angebote von Fachkräften einholen und Termine vereinbaren.

Arbeitsplatzanordnung am neuen Arbeitsplatz

  • Wie werden die Räume aufgeteilt?
  • Gibt es Wünsche der Mitarbeiter?
  • Wie kann ich die Arbeitsabläufe optimieren?

Inventar

  • Katalogisieren des vorhandenen Inventars
  • Alles aussortieren, was nicht mit umgezogen werden muss
  • Umstieg auf elektronische Archivierung sinnvoll?

Bestellung neuer Möbel

  • Lieferzeiten beachten und rechtzeitig bestellen.
  • Welche Möbel können aus dem alten Sitz mit umgezogen werden?

Technik

  • Ist die Technik auf dem neuesten Stand?
  • Lohnen sich Neu-Investitionen?
  • Wird für den Auf- und Abbau der Technik ein IT-Spezialist gebraucht?

In Bezug auf Akten ist es wichtig im Hinterkopf zu behalten, dass:

  • Dokumente eine Aufbewahrungsfrist haben.
  • kritische Unterlagen datenschutzgerecht vernichtet werden müssen.

Mit all diesen Aspekten setzen sich Unternehmen am besten circa 2 Monate vor dem Umzug (unter Umständen auch schon früher) auseinander, um Verzögerungen zu verhindern.

Der Umzug steht vor der Tür – was fehlt jetzt noch?

Der Plan steht – alle Spezialisten sind beauftragt, die Mitarbeiter wissen Bescheid und dem Umzug steht somit nichts mehr im Weg.

Dennoch ist es für Unternehmen wichtig, sich vor dem Umzug noch einmal genau mit dem Plan auseinanderzusetzen und sich circa 2 Wochen vor dem Umzugsdatum darum zu kümmern:

  • sich Termine bestätigen zu lassen.
  • die Mitarbeiter zu erinnern.

Zudem bietet es sich an, eine Reinigungsfirma zu beauftragen, die sich um die Reinigung der alten Räume und der neuen Räume kümmert.

Ebenfalls circa zwei Wochen vor dem Umzug sollten die folgenden Dinge geplant und beachtet werden:

Kostenabrechnungen

  • Zählerstände ablesen
  • Besprechung der Heiz- und Nebenkostenabrechnung mit dem alten Vermieter

Übergabetermin

  • Vorbereiten der Übergabeprotokolle
  • Übergabe der neuen Firmenräume durch den neuen Vermieter
  • Übergabe der alten räume an den alten Vermieter (vorher: Organisation der Schlüsselrückrabe der Mitarbeiter)
  • Ablesen und Dokumentieren der Zählerstände in den neuen Räumen

Am Tag des Umzugs ist es wichtig:

  • Treppenhäuser auf Vorschäden zu kontrollieren und am besten Fotos zu machen.
  • den alten Firmenstandort zu begutachten, um sicherzustellen, dass nichts vergessen wurde.
  • am neuen Firmenstandort zu überprüfen, ob alles am richtigen Platz steht.

Der Umzug ist geschafft – was steht nun noch an?

Wenn der Umzug geschafft ist, ist es wichtig, dass das Unternehmen noch ein paar Hinweise im Hinterkopf behält, um nach einem reibungslosen Ablauf des Umzugs nicht doch noch auf Probleme zu stoßen.

Zu den Dingen, die nach dem Umzug noch anstehen, gehören unter anderem die Folgenden:

  • Überprüfen der Dinge, die von dem Spezialisten transportiert wurden, um sicherzustellen, dass keine Mängel oder Schäden vorliegen.
  • Einrichten eines Nachsendeauftrages bei der Post
  • Sammeln aller Rechnungen und Belege für die Steuererklärung des Firmenumzugs.

Und, da das Unternehmen nun schon voll im Organisieren und Planen drinnen ist, kann es direkt weitergehen – und zwar mit der Planung einer Einweihungsparty. Die Party muss nicht groß sein, doch sie stellt einen schönen Einstieg für die Arbeit des Unternehmens an dem neuen Firmensitz dar.

Wer sich die genannten Tipps und Hinweise zu Herzen nimmt, kann als Unternehmen ohne große Probleme umziehen. Am besten erstellt sich das Umzugs-Team im Voraus eine Checkliste und hält dort all die Punkte fest, die für den Umzug eine wichtige Rolle spielen. Es sollte auf der Liste auch festgehalten werden, zu welchem Zeitpunkt diese Punkte durchgeführt und bearbeitet werden müssen.

Einen guten Umzug wünscht Ihnen
Ihr umzuege.de-Team

Erfahrene Profis

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